Trascrizioni legali per avvocati: cosa sono?

Gli avvocati, ogni giorno, devono svolgere diversi compiti parecchio impegnativi che richiedono diverse ore di studio e lavoro.

Ciò implica che, gli avvocati, spesso, non abbiano molto tempo libero da dedicare alla gestione degli altri compiti che non rientrano in quelli previsti dalle loro società e studi legali.

Gli avvocati, ogni giorno, infatti sono impegnati nell'analisi di documenti, nella partecipazione alle udienze in tribunale, nella valutazione di testimonianze significative e nelle registrazioni giudiziarie.

La vita lavorativa dei professionisti legali sembra davvero complessa, ma la buona notizia è che esistono molte soluzioni che possono aiutarli nella semplificazione delle loro attività quotidiane.

Per ridurre i loro oneri, infatti, gli avvocati spesso utilizzano servizi di trascrizione legale, risparmiando tempo che possono dedicare alla ricerca di nuovi clienti, alla vita privata, o ad altre mansioni che ritengono rilevanti.

Cos’è la trascrizione legale?

La trascrizione legale è la registrazione scritta di un procedimento legale registrato in forma audio o video. Quando si parla di trascrizioni legali, quindi, ci si riferisce al processo di conversione di una registrazione video o audio registrata in un documento legale scritto che deve includere ogni parola della registrazione.

Questo lavoro è molto utile: poiché sono semplici, facili da leggere e veloci da scansionare, i documenti trascritti aiutano gli avvocati a individuare le informazioni che stanno cercando.

Negli ultimi anni, i servizi di trascrizione legale sono diventati sempre più popolari. Interrogatori, deposizioni, testimonianze, memorie e documenti legali, lettere ai clienti e comunicazioni generali hanno tutti sostituito le udienze.

Cosa distingue i trascrittori legali dai reporter giudiziari?

Le persone che non conoscono bene questo settore spesso confondono le trascrizioni legali con i resoconti giudiziari. Sebbene il lavoro e l'area di competenza dei trascrittori legali e dei reporter giudiziari siano paragonabili in molti aspetti, non sono la stessa cosa.

I reporter del tribunale, infatti, noti anche come stenografi, sono persone qualificate che assistono a un procedimento giudiziario e scrivono una trascrizione di ciò che accade lì. Questo processo avviene in tempo reale e richiede un ritmo di lavoro rapido.

Al contrario, la maggior parte dei team di trascrittori legali lavora a distanza e non è presente durante i procedimenti giudiziari.

Chi è più propenso a utilizzare i servizi di trascrizione legale?

Il mercato di riferimento per i servizi di trascrizione legale è costituito da persone che lavorano nel settore legale: i professionisti legali, inclusi assistenti legali, avvocati e studi legali, sono le figure professionali che richiedono l'accesso ai servizi di trascrizione legale con maggiore frequenza.

I motivi di questa necessità sono molteplici:

• la necessità di fornire ai clienti informazioni accurate attraverso la trascrizione parola per parola di documenti legali che non siano stati alterati in alcun modo;
• la necessità di utilizzare le trascrizioni di registrazioni video o audio come prove o testimonianze durante un processo.

Per questi motivi, i professionisti registrano quasi tutte le sessioni giudiziarie per renderle disponibili a giurati, avvocati difensori e giudici in caso di bisogno.

Qual è il processo per redigere le trascrizioni legali?

Invio del file audio o video all'agenzia di trascrizione legale

Il primo passo del processo è l'accettazione del file audio e video da parte dell'agenzia di trascrizione.

Dopo aver ricevuto il file, i trascrittori legali ascoltano e guardano le registrazioni dei procedimenti giudiziari e iniziano in contemporanea a trascrivere ciò che sentono per fornire una traccia scritta con un layout del testo conforme e funzionale alla lettura e al reperimento delle informazioni rilevanti.

Per effettuare una trascrizione legale efficace è indispensabile che ogni rumore di fondo e ogni dettaglio non verbali vengano inclusi nella trascrizione ufficiale. La trascrizione legale dovrebbe, infatti, contenere anche pause e parole di riempimento come "um", "err", "uh" e simili.

I trascrittori eseguono il processo di trascrizione in accordo con le scadenze stabilite assieme al soggetto committente.

Analisi dei documenti

Quando il trascrittore legale porta a termine il servizio di trascrizione, il documento viene rivisto e corretto da un altro professionista. In questo modo si garantisce la correttezza e l'integrità grammaticale degli atti trascritti.

Presentazione della trascrizione legale

L'agenzia trasmette il documento al cliente una volta che è stato rivisto e corretto.

L'agenzia ha la possibilità di inviare una copia cartacea o una copia digitale della trascrizione e, infine, archivia la trascrizione finale per consentire al cliente l'accesso a più copie del file di testo nel caso in cui ci sia il bisogno di reperirne una nuova copia.

Valutazione dei costi del servizio di trascrizione

Il costo dei servizi di trascrizione legale è calcolato al minuto. A seconda della complessità del progetto si applicano tariffe diverse. Tassi più elevati sono associati a file audio e video che presentano quattro o più parlanti o a registrazioni che trattano argomenti altamente specializzati come tavole rotonde, focus group o anche solo terminologia legale specifica.

Anche per la trascrizione, la traduzione o l'interpretazione è previsto un costo aggiuntivo. Questi lavori, però, sono considerati fondamentali: ad esempio un documento tradotto in modo errato potrebbe mettere in dubbio le tue affermazioni, danneggiare la tua posizione in tribunale e persino costarti la causa.

Perché i servizi di trascrizione legale sono importanti?

La trascrizione legale è il documento ideale per gli avvocati

La trascrizione legale, se eseguita con qualità da un professionista, è ideale per facilitare il lavoro degli avvocati: per esaminare il flusso dei dati e la cronologia degli eventi, è possibile utilizzare i timestamp e l'identificazione dei parlanti. Altrimenti, sviluppare un caso o individuare le incongruenze nelle testimonianze potrebbe essere una sfida.

Inoltre, gli avvocati hanno la possibilità di fornire una trascrizione a tutti i membri della giuria e agli altri partecipanti al caso o all'udienza, per essere certi che tutti ricevano con precisione le stesse informazioni e non si verifichino malintesi.

Lo strumento di difesa più efficace

Senza l'aiuto di uno specialista, è difficile tradurre audio legale o qualsiasi altro documento legale. Se riesci a far trascrivere accuratamente i tuoi file da esperti, avrai il miglior strumento di difesa per gestire qualsiasi accusa mossa contro di te dall'avvocato del tuo rivale.

La trascrizione legale permette di pianificare meglio i casi

La trascrizione legale semplifica notevolmente il processo di revisione dei casi e di preparazione della linea di difesa o di attacco per altri professionisti legali: questo è forse il suo più grande punto di forza. Tramite la consegna delle trascrizioni legali, i trascrittori legali consentono agli avvocati di prepararsi a porre domande approfondite che potrebbero mettere in difficoltà la difesa della parte avversaria.

Le trascrizioni legali aumentano la precisione della documentazione legale

Se hai mai provato a prendere appunti durante una discussione, sai quanto può essere difficile ricordare ogni parola. Per quanto riguarda i procedimenti giudiziari difficili, che potrebbero includere molti linguaggi tecnici, questo processo si rivela ancora più complesso. Un trascrittore legale, grazie alla sua esperienza, garantisce che ogni parola detta durante la procedura venga riportata correttamente.

Mantenere l’accuratezza dei contenuti della documentazione legale potrebbe essere fondamentale per gli studi legali e i tribunali.

Le trascrizioni legali aiutano a migliorare l'organizzazione

Le trascrizioni possono essere facilmente raccolte e organizzate correttamente in modo conforme al sistema legale e alle normative specifiche di ogni singola attività.

Grazie alle trascrizioni è possibile scoprire, salvare e cercare le informazioni con facilità; questo permette a uffici e studi legali di rispettare i tempi e essere meglio organizzati.

Esternalizzando la produzione delle trascrizioni legali, i professionisti legali hanno due vantaggi:

• migliorano la produttività;
• hanno l'opportunità di dedicare il tempo ad altri compiti.

Le trascrizioni legali semplificano il processo di ricerca

Potrebbe essere difficile fare riferimento a una dichiarazione specifica resa in un'udienza in tribunale, se si ha a disposizione solo una registrazione del procedimento o della deposizione. Ciò è dovuto al fatto che è necessario ascoltare nuovamente l'audio completo per individuare il punto specifico desiderato. Tuttavia, se hai a disposizione una copia della trascrizione del procedimento, puoi utilizzare la funzione di ricerca per individuare il minuto preciso della registrazione che stai cercando. Sia gli studi legali che i tribunali potrebbero trarne vantaggio.

La trascrizione legale aiuta a risparmiare tempo

La possibilità di risparmiare tempo è un altro vantaggio di avere una trascrizione legale. Questo perché è possibile leggere tutta la trascrizione invece di dover tornare indietro e ascoltare una registrazione del procedimento. Ciò può essere particolarmente utile per gli studi legali in quanto possono valutare rapidamente ciò che è stato detto durante un processo utilizzando le trascrizioni. Anche i tribunali potrebbero trovarlo utile poiché possono utilizzare le trascrizioni per aiutare a prepararsi per i casi imminenti.

Conclusione

Lingual Consultancy offre servizi di trascrizione legale professionali eseguiti da professionisti madrelingua con molti anni di esperienza. Collaboriamo con un gruppo variegato di specialisti e traduttori madrelingua che hanno una vasta conoscenza di argomenti giuridici.