Best practice per la trascrizione legale: consigli per assicurare precisione ed efficienza

Il procedimento di produzione o trascrizione di un documento legale utilizzando registrazioni audio e/o video è conosciuto come trascrizione legale. Esso comporta la conversione di documenti da file audio o video in forma testuale in modo che le informazioni contenute possano essere facilmente accessibili. È possibile inviare registrazioni di udienze in tribunale, procedimenti legali, file video e frammenti audio per ottenere documenti scritti tramite servizi di trascrizione.

Nel campo legale, la trascrizione legale sta diventando sempre più diffusa. La comunità legale riconosce l'impatto e l'efficacia del servizio sulla professione legale. Assistenti legali, ricercatori e avvocati non devono più lavorare giornate intere per ascoltare le udienze, i procedimenti giudiziari, gli interrogatori e le testimonianze. I trascrittori legali svolgono il lavoro per loro, convertendo le registrazioni in documenti scritti più facili da organizzare, leggere e consultare.

Il processo di trascrizione legale

È importante essere consapevoli che la trascrizione legale è una procedura semplice prima di esternalizzarla.

Il cliente invia il file audio o il materiale video all'agenzia

La maggior parte delle agenzie di trascrizione legale accetterà file audio e materiale video in diversi formati. Per questo motivo, è consigliabile confermare con l'agenzia che possano accettare il tuo tipo di materiale, che è in un determinato formato. L'azienda di trascrizione legale dovrebbe anche essere informata dei limiti di tempo di consegna richiesti.

Il trascrittore legale presta particolare attenzione al file audio o alle registrazioni video e trascrive precisamente come viene detto, utilizzando il formato prescelto. Il trascrittore terrà conto anche delle fonti originali.

Le irregolarità grammaticali e le sfumature del modo di parlare di ciascun interlocutore dovrebbero essere preservate, che si tratti di una deposizione o di udienze in tribunale. I trascrittori modificheranno la grammatica, la sintassi, la formulazione e il linguaggio del documento finale in conformità alle tue indicazioni se il materiale originale è una lettera o un documento legale.

File trascritti da professionisti

Il professionista scelto inizierà il processo di trascrizione del documento non appena avrà le registrazioni legali. A seconda delle tue esigenze, la tecnica di trascrizione potrebbe variare.

Ad esempio, un trascrittore legale scriverà ogni singola parola delle udienze in tribunale. In altre parole, preserverà le emozioni e le interruzioni degli interlocutori. Tuttavia, se le trascrizioni fossero necessarie per la documentazione, gli specialisti eliminerebbero i dettagli e utilizzerebbero diverse tecniche di trascrizione.

Revisione dei documenti

La trascrizione viene esaminata e poi riletta da una persona diversa una volta che il trascrittore legale ha terminato il lavoro. In questo modo, si garantisce la correttezza della trascrizione e l'integrità grammaticale.

Consegna del documento

Una volta che è stato revisionato e corretto, l'agenzia trasmette il documento al cliente. L'agenzia può inviare una copia cartacea o una copia digitale della trascrizione, a seconda delle preferenze del cliente. Inoltre, l'agenzia conserva la trascrizione finale per fornire al cliente accesso a copie multiple del file in caso di perdita o danneggiamento del documento.

Le migliori pratiche per una trascrizione accurata

Utilizzo di tecnologie moderne

Internet, telecamere, illuminazione, e attrezzature audio sono tutte necessarie per condurre deposizioni. Il processo di trascrizione delle deposizioni può essere accelerato anche utilizzando il riconoscimento vocale automatico basato su intelligenza artificiale (ASR). L'uso di software sofisticati consente inoltre agli avvocati di accedere, condividere in modo sicuro e cercare le trascrizioni digitali, oltre a fornire una dettagliata sequenza cronologica degli eventi durante la deposizione.

È fondamentale avere un servizio di trascrizione legale competente per verificare la precisione dei documenti generati automaticamente. Idealmente, l'avvocato dovrebbe essere in grado di controllare la tecnologia utilizzata durante la deposizione. In caso contrario, si può assumere un assistente legale per fornire supporto con la tecnologia, condividere le prove sullo schermo, annotarle e presentarle nella sequenza corretta.

Presta attenzione agli strumenti

Dal momento che le esigenze di distanziamento sociale imposte dalla pandemia sono diventate la norma, le deposizioni a distanza sono tutt'ora molto comuni. Per molti avvocati, questo rappresenta una sfida significativa. Lo studio di JD Supra sugli stenografi del tribunale, responsabili di registrare accuratamente ogni parola pronunciata, ha fornito informazioni sul "comportamento degli avvocati che sono stati in grado di condurre con successo deposizioni durante l'anno scorso". Secondo gli stenografi, i professionisti legali hanno utilizzato strumenti che potevano garantire file audio di alta qualità.

Una trascrizione accurata dipende fortemente dall'ottimizzazione dell'acustica della stanza, oltre che dal mantenimento di flusso e chiarezza. Gli avvocati devono considerare una serie di variabili quando configurano i microfoni, tra cui il numero di interlocutori nella stanza e quelli che partecipano tramite telefono o internet.

Per migliorare la registrazione audio, considera i seguenti suggerimenti:

• Posiziona i microfoni nei posti giusti.
• Utilizza auricolari con microfono incorporato.
• Assicurati che la bocca dell'interlocutore sia vicina al microfono.
• Riduci il rumore di fondo e le distrazioni.
• Aumenta il volume e utilizza un limitatore audio.
• Utilizza un editor audio.

Identificati con precisione

Inizia la tua deposizione legale presentandoti, così come il testimone, l'avvocato avversario e tutti gli altri presenti. È importante mantenere un registro completo e preciso se intendi utilizzare la tua deposizione video come prova in udienze giudiziarie. Inoltre, devi sempre includere il nome del caso. Ogni volta che parli al telefono, identificati per le trascrizioni telefoniche. In questo modo eviterai qualsiasi incertezza in seguito. Se ti riferisci a dei reperti, fornisci lo stato, la data, il numero e qualsiasi ulteriore caratteristica distintiva.

Fornisci istruzioni su come parlare ai partecipanti

Prima di parlare, ogni relatore dovrebbe presentarsi e fare attenzione a non parlare contemporaneamente agli altri. Potrebbe essere difficile distinguere chi sta parlando se ci sono numerose voci presenti. Ciò che viene più comunemente menzionato per produrre una trascrizione accurata della deposizione è la gestione appropriata del sovrapporsi delle voci durante l'esame.

In caso di sovrapposizione delle voci, l'avvocato dovrebbe identificare il parlante per nome. Anche il testimone deve aspettare che l'avvocato finisca una domanda prima di rispondere, perché la trascrizione risulti in una testimonianza chiara. Ciò garantirà una risposta appropriata alla domanda posta e darà all'avvocato difensore l'opportunità di sollevare obiezioni a una domanda inappropriata.

È importante sottolineare il valore della comunicazione chiara ai testimoni prima della deposizione. Questo è cruciale per evitare fraintendimenti e interpretazioni erronee, nonché per accelerare la procedura della deposizione riducendo il tempo necessario per chiarimenti.

Spiega i termini sconosciuti

Anche se stenografi e fornitori di servizi di trascrizione hanno dimestichezza con il gergo legale, è cruciale definire i termini sconosciuti per garantire trascrizioni accurate. Infatti, questa pratica è stata inclusa dagli stenografi del tribunale tra i comportamenti di successo degli avvocati nello studio condotta da JD Supra. Gli avvocati devono anche fare attenzione a non parlare troppo velocemente.

Fornisci le informazioni richieste in anticipo

Gli avvocati devono fornire in anticipo informazioni sul caso precise, inclusa l'ortografia corretta dei nomi dei partecipanti, dei luoghi e delle parole tecniche, per aiutare gli stenografi a trascrivere accuratamente la testimonianza. La pre-etichettatura e il caricamento dei display digitali dovrebbero essere fatti ogni volta che è praticabile.

Anche l'accesso a eventuali materiali citati nella deposizione dovrebbe essere concesso allo stenografo. Al termine della deposizione, un avvocato può assistere gli stenografi esaminando le esposizioni e qualsiasi ortografia strana. Nel sondaggio di JD Supra, quest'ultimo è stato citato come esempio di comportamento appropriato per gli avvocati.

Cosa rende redditizio investire nella trascrizione legale?

Negli ultimi anni c'è stato un aumento significativo della domanda di trascrizione legale rapida e accurata. La trascrizione legale sta diventando sempre più popolare grazie ai vantaggi che offre agli avvocati e agli studi legali. Non solo risparmiano tempo evitando di dover cercare nelle registrazioni audio e video le informazioni di cui hanno bisogno, ma ottengono anche documentazione, il che semplifica la gestione dei registri. E poiché la trascrizione non pesa sugli assistenti legali, questi hanno più tempo da dedicare ad altre attività. Puoi utilizzare i tuoi impiegati amministrativi per compiti più difficili e ottenere il massimo dal tuo budget di spesa utilizzando un'azienda di trascrizione legale al loro posto.

In altre parole, riduce il carico di lavoro e aumenta l'efficienza del tuo lavoro. Il costo medio di un trascrittore legale per ora è inferiore alla tariffa media degli assitenti legali, quindi investire nella trascrizione legale può anche farti risparmiare tempo e denaro.

Conclusione

Una singola parola può avere un'influenza significativa sul risultato di un caso legale, che dipende da precisione e sottigliezze. La trascrizione legale è un investimento saggio poiché allevia i pesanti carichi di lavoro degli avvocati, riduce la possibilità di errori e aiuta gli studi legali a risparmiare denaro e risorse. Per le udienze in tribunale, un servizio di trascrizione legale esperto può essere cruciale. Può contribuire a garantire la correttezza dei registri giudiziari, evitando fraintendimenti che possono portare a errori nelle sentenze.

Poiché il tuo studio legale richiede le trascrizioni più precise possibili, noi di Lingual Consultancy ci occupiamo di tutto. Assumiamo alcuni dei trascrittori più esperti del settore e li formiamo per fornire un servizio di trascrizione legale preciso ed efficiente, garantendoti documenti trascritti coerenti e di alta qualità.